جهت نظارت بر حسن اجراي نظام مند رساله، نحوه پيشرفت آن، و نيز پايش انجام به موقع وظايف دانشجو، تمام دانشجوياني كه به يك عضو هيات علمي (استاد راهنما اول) انتساب يافته اند (خواه از پيشنهاده خود دفاع كرده باشند يا دفاع نكرده باشند) بايد هر سال دو بار، در نيمسال اول تحصيلي از 15 الي 30 آذر و در نيمسال دوم تحصيلي از 15 الي 31 خرداد نسبت به تكميل و ارسال گزارش عملكرد خود به استاد راهنما (كاربرگ فعاليت شش ماهه) در سامانه پويا اقدام نمايند.

بديهي است ارسال این گزارشات در ارائه مجوز دفاع موثر می باشد. همچنين اولويت استفاده از تسهيلات و امكانات دانشگاه، از جمله فرصت تحقيقاتي، دوره دانش آموختگي، دوره پسادكتري، و غيره با دانشجويان دكتري است كه گزارش عملكرد شش ماهه خود را به موقع ارسال نموده باشند.