معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه فردوسی مشهد با هدف نظارت استاد راهنما/ گروه/ دانشكده و دانشگاه بر حسن اجراي نظام مند رساله، نحوه پيشرفت آن، و نيز پايش انجام به موقع وظايف دانشجو، فرآیند ارائه گزارش عملکرد دانشجویان دکتری را در حال اجرا دارد. در این طرح، تمام دانشجوياني كه به يك عضو هيات علمي (استاد راهنما اول) انتساب يافته اند (خواه از پيشنهاده خود دفاع كرده باشند يا دفاع نكرده باشند) بايد هر سال دو بار در ماه ­هاي خرداد و آذر نسبت به تكميل و ارسال گزارش عملكرد خود به استاد راهنما (كاربرگ الكترونيكي فعاليت شش ماهه) در سامانه پويا اقدام نمايند. استاد راهنما پس از بررسي گزارش دانشجو، ممكن است آن را جهت اصلاح به دانشجو بازگشت دهد، يا آن را پذيرفته و بخش مربوط به خود را در خصوص فعاليت شش ماهه دانشجو تكميل و جهت تاييد به مدير گروه ارسال نمايد.

هر دانشجو در هر نيمسال فقط يك گزارش مي تواند ارسال نمايد. زمان تكميل و ارسال گزارش در نيمسال اول توسط دانشجو از 15 الي 30 آذر مي باشد. در اين بازه زماني امكان بررسي گزارش دانشجو براي استاد راهنما و تاييد يا بازگشت آن وجود خواهد داشت. پس از اتمام اين زمان، امكان ارسال گزارش توسط دانشجو و استاد وجود نخواهد داشت.

شايان ذكر است كه تمام اطلاعات وارد شده در كاربرگ هاي دانشجو و استاد راهنما در صورت عدم ارسال در مهلت مقرر (خواه قبلا ذخيره موقت شده باشند و خواه جهت اصلاح برگشت داده شده باشند)، با همان وضعيت بايگاني Freeze) ) خواهند شد.

بديهي است براي ارائه مجوز دفاع، ارزيابي داوران و اولويت بندي استفاده از تسهيلات و امكانات دانشگاه از اين گزارشات استفاده مي گردد.